Na overleg met de verenigingen tijdens de infoavond van 21 oktober 2023 kwam de vraag naar voor op welke manier het lokaal bestuur omgaan met de persoonsgegevens voor het bekomen van een werkingssubsidie. Hiervoor werd contact opgenomen met de DPO van ons lokaal bestuur.
Op basis van de input komt volgend voorstel naar voor:
- Staving stukken dienen bij de vereniging aanwezig te zijn en elke vereniging moet zich onderwerpen aan eventuele controlemaatregelen van het lokaal bestuur.
- Als blijkt dat de vereniging onjuiste gegevens heeft verstrekt, zal de vereniging de subsidies gedeeltelijk verliezen. Per criteria waar onjuiste gegevens zijn doorgegeven, worden de punten in dat criteria herleidt tot 0.
- De vereniging wordt bij overtreding automatisch het volgende jaar opnieuw gecontroleerd. Wanneer de vereniging 3 opeenvolgende jaren verkeerde gegevens doorgeeft zal er in het 3de jaar geen subsidie worden uitbetaald.
- De opgevraagde data wordt na controle vernietigd of bewaard door het bestuur van de vereniging. De vereniging neemt zelf de nodige stappen om doorheen het jaar persoonsgevoelige informatie veilig en 'GDPR-conform' te bewaren.
Artikel 1. De raad keurt de aanpassing van het werking-ondersteuningsreglement cultuur, jeugd, sport in bijlage, goed met ingang vanaf 8 juni 2024.
Artikel 2. Dit reglement vervangt alle voorgaande en heft alle voorgaande dan ook op, en dit vanaf de respectievelijke ingangsdatum.
Artikel 3. Het college van burgemeester en schepenen krijgt opdracht dit reglement verder uit te voeren.
Artikel 4. Een voor eensluidend afschrift van dit besluit wordt, voor het nodige gevolg overgemaakt aan de coördinator sport, de directeur van CC De Ploter, de clustermanager Samenleven, de jeugdconsulent en de dienst Financiën.