Om de continuïteit en de vlotte werking van de diensten te garanderen, is het aangewezen om enkele bevoegdheden te delegeren aan het vast bureau en het begrip 'dagelijks bestuur' een gepaste invulling te geven. Op die manier komt de gemeentelijke administratie niet in het gedrang en kan de raad zich concentreren op het beleidsmatige aspect van het gemeentelijk beleid.
Voorgesteld wordt om het begrip "dagelijks bestuur" als volgt te omschrijven:
Alle handelingen in het kader van overheidsopdrachten dewelke betrekking hebben op:
Het is wenselijk bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uit te sluiten van visumverplichting om de goede werking van de gemeente niet in gedrang te brengen. Het is immers organisatorisch niet haalbaar om alle uitgaven te viseren voordat de verbintenis ontstaat.
Volgens artikel 99 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen kunnen de volgende categorieën van verrichtingen niet worden uitgesloten van de visumverplichting:
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan € 50.000
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan € 25.000
6° de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan € 10.000.
In het kader van een efficiënte organisatiebeheersing is het opportuun en billijk om een visumverplichting op te leggen voor de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan € 5.000 exclusief btw.
Artikel 1. De raad beslist om het begrip "dagelijks bestuur" vast te stellen als volgt:
Alle handelingen in het kader van overheidsopdrachten dewelke betrekking hebben op:
Artikel 2. De raad delegeert aan het vast bureau de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip `dagelijks bestuur' (cfr. artikel 56, 5° van het decreet lokaal bestuur).
Artikel 3. De raad delegeert aan het vast bureau de opdrachten die nominatief opgenomen worden in het budgettaire meerjarenplan en waarvoor bij goedkeuring ervan de vaststelling van wijze van gunnen en vaststelling van de voorwaarden van de opdracht uitdrukkelijk gedelegeerd worden. Deze nominatieve lijst zal steeds afzonderlijk aan de gemeenteraad worden voorgelegd ter goedkeuring (cfr. artikel 56, 6° van het decreet lokaal bestuur).
Artikel 4. De raad delegeert aan het vast bureau het vaststellen van kleine aanvullende verkeersreglementen ( zijnde verkeersreglementen die slaan op een zone van maximaal 50 lopende meter).
Artikel 5. Reglement betreffende het voorafgaand visum van de financieel directeur:
1. Voorafgaand aan het nemen van beslissingen met budgettaire en financiële impact staat de financieel directeur in voor de krediet- en wetmatigheidscontrole. De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
2. Bij elke visumaanvraag wordt aan de financieel directeur een dossier ter beschikking gesteld dat alle documenten en stukken bevat die nuttig en nodig zijn voor het verlenen van een visum. Indien de financieel directeur oordeelt dat het dossier onvolledig is, deelt hij dit mee aan de betrokken dienst.
3. Het visum kan gunstig of ongunstig zijn. In geval het visum ongunstig is of er voorwaarden aan gekoppeld worden, wordt dit door de financieel directeur gemotiveerd.
4. Het visum van de financieel directeur dient te worden opgenomen in de notulen van de beslissing en wordt door de aanvragende dienst aan het dossier voor het college van burgemeester en schepenen of voor de gemeenteraad toegevoegd.
5. De financieel directeur verleent zijn visum en uitspraak binnen een termijn van vijf werkdagen na ontvangst van het volledige dossier betreffende de aanvraag. Deze termijn is maximum éénmaal verlengbaar. Het verstrijken van deze termijn heeft tot gevolg dat het voorafgaand visum wordt geacht ongunstig te zijn tot op het moment dat er door de financieel directeur alsnog een voorafgaand visum wordt gegeven.
6. Er is geen visum nodig voor:
• voorgenomen financiële verbintenissen waarvan het bedrag niet hoger is dan € 5.000, exclusief btw
• de toelagen aan de politiezone, de brandweer, intercommunales en kerkfabrieken
• nominatief in het budget opgenomen subsidies
• aanstellingen waarvan de duur niet meer bedraagt dan één jaar, waarbij:
◦ contracten van onbepaalde duur worden gelijkgesteld met aanstellingen van meer dan één jaar
◦ bij opeenvolgende contracten voor dezelfde functie de totale duur in aanmerking wordt genomen.
7. Bij afwezigheid kan de financieel directeur voor het verlenen van een visum een ander personeelslid aanstellen onder zijn verantwoordelijkheid.
Artikel 6. Dit besluit treedt in werking op 8 april 2025.
Artikel 7. De beslissing van 26 september 2019 waarbij de raad het begrip ‘dagelijks bestuur’ heeft gedefinieerd, wordt opgeheven. De beslissing van 30 september 2021 waarbij de raad het reglement betreffende het verlenen voorafgaand visum heeft gedefinieerd, wordt opgeheven.